文書から知識へ、自社独自のデータを作るデジタル資産化

事

11月7日

2023/11/07 | 3分

パク・ウンジョン (Upstage CSO)
デジタル変革に興味がある方
業務プロセスを改善したい方
デジタル資産化の定義
デジタル資産化が必要な理由
✔️ デジタル資産化とは何か
✔️ デジタル資産化とデジタルイノベーション（デジタル・トランスフォーメーション）の関係
✔️ デジタル資産化で得られる5つの効果とは？
✔️ デジタル資産化をする方法

(このブログはDigitize Anything！シリーズの第1弾です。会社の資産となるデジタル資産化について書いています。)

すべてのビジネス運営の中心には文書があります。内部でやり取りするメール、発表資料、報告書があり、顧客や取引先とやり取りする請求書、見積書、領収書も毎日溢れています。この日常的と思われる文書は、ビジネスのコア資産です。

文書がコア資産としての役割を果たすためには、デジタル資産化が不可欠です。デジタル資産化を行うことで、ビジネスの生産性を高めるだけでなく、データを情報に変換することでデジタル変革を行うことができます。この記事では、デジタル資産化の概念について説明し、デジタル変革とはどのように違うのか、ビジネスにデジタル資産化が必要な理由についてお話します。

デジタル資産化とは何か

デジタル資産化(digitization)とは、すべての文書を機械が処理しやすい形に変換し、保存する行為です。紙のオフライン文書をコンピュータが読めるようにOCR(optical character recognition、光学文字認識)をすることが代表的な例です。紙がしわが寄ったり、影がかかっていても、その中に含まれている文字を正確に読み取ることがOCRの主な目標です。もう一つの例としては、情報抽出があります。情報抽出は、どのような文書が与えられても、その文書の中にある重要な情報を抽出します。

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デジタル資産化とデジタルイノベーション(デジタル変革)の関係

このように文字を正確に読み取り、読み取った文字を機械が処理しやすい形に加工すれば、私たちの組織のデータを活用してビジネス価値を生み出すことができます。

以下は、代表的なビジネス価値創造の例です：

広告会社がオンラインショッピングの商品詳細ページにある画像の文字を自動的に読み取り、各商品の特性を把握し、広告文言を自動的に生成します。
保険会社から診療費領収書と診療費明細書内に存在する核心情報を探し、手作業なしでDBに自動的に積載し、そのDBに記録された薬に対する統計量の電光掲示板を作成する。
カード会社から商品紹介書に書かれた内容を構造的に読み取り、顧客にLLMを活用した商品説明ロボットを提供

上記の例に共通点が見えますか？いずれもデジタル資産化が不可欠なデジタルイノベーションの例です。言い換えれば、デジタル資産化だけではビジネス価値は大きくありませんが、デジタルイノベーションを実現するためにはデジタル資産化が不可欠です。

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デジタル資産化で得られる5つの効果とは？

データに対する私たちの組織や顧客のアクセシビリティを高めることができます。データが紙で保管されていたり、表や図などの文書に視覚的な情報が含まれている場合、私たちの組織や顧客のデータへのアクセス性が低下します。しかし、そのデータを資産化すれば、データを効果的にインデックス化して検索することができます。
データへの機械的なアクセシビリティを高めることができます。デジタル資産化することで、データに対する人のアクセシビリティを高めるだけでなく、機械のアクセシビリティも高めることができます。
文書処理プロセスを自動化することができます。デジタル資産化をすると機械的なアクセシビリティが高まるため、私たちの組織の文書処理プロセスを自動化して業務の効率を高めることができ、構成員の生産性が高まるというメリットも生まれます。
データへのアクセス権限を管理することができます。デジタル資産化されたデータは機械的なアクセス性が高いため、内部情報に対する効果的な管理が可能です。役職や、職務によって差別的に管理しなければならないオフラインのデータがあれば、デジタル資産化の過程で安全に処理することができます。
デジタルイノベーションのための礎が整います。デジタル資産化すれば、デジタルイノベーションのための資料が揃うので、より高い付加価値を生産することができます。

デジタル資産化する方法

デジタル資産化は、私たちの組織のデジタル変革に不可欠ですが、必ずしも簡単ではありません。単に文書に含まれる文字を読むだけではデジタル資産化されないからです。デジタル資産化を適切に行うためには、文書を機械が読めるだけでなく、機械が処理しやすい形に変換するプロセスまでカバーする必要があります。

アップステージはDocument AI製品を通じてデジタル資産化サービスを提供しています。物理的な文書を撮影またはスキャンして画像に変換すると、その画像からすべてのテキストを読み取る「文書OCR」サービスから、その画像から取り出したい核心情報のリストが与えられたとき、DBに積載しやすいキー値を抽出する「情報抽出」サービスまで提供します。Upstage Document AI製品を通じて、デジタル資産化を正確かつ持続可能に設計し、デジタルイノベーションを成功裏に定着させましょう。

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